Obsah
Účinný informačný systém vám môže ušetriť čas a energiu, keď máte dôležité informácie, ktoré je potrebné rýchlo vyvolať z veľkého množstva súborov. Existujú dva druhy informačných systémov: tie, ktoré používajú čísla alebo číselné systémy, a tie, ktoré používajú písmená alebo abecedné systémy. Naučiť sa používať tieto systémy je nevyhnutné, aby ste sa rozhodli pre ten, ktorý je pre vás najlepší. Aj keď existuje niekoľko kategórií, porozumenie základom týchto informačných systémov je jednoduché.
Rozhodnite sa o type abecedného a číselného systému, ktorý bude najlepšie fungovať pre typy dokumentov, ktoré chcete uložiť. Existujú tri základné abecedné systémy, ktoré treba vziať do úvahy, a štyri číselné systémy, z ktorých najbežnejším je desiatkový systém. Tri abecedné systémy sú aktuálne, encyklopédia a geografické.
Začnite definovaním systému „aktuálnej abecednej abecedy“. Toto je tiež známe ako „slovníkový“ systém a je najjednoduchšie pochopiť ho. V tomto prípade každý súbor dáva názov a tieto tituly sú usporiadané v abecednom poradí od A do Z. Nie sú zoskupené do predmetov a nemajú kategórie, takže tento systém je zvyčajne najlepší pre menšie množstvá súborov.
Porozumieť systému „encyklopédie“ alebo „klasifikovaný“. V tomto systéme existujú rozsiahle nadradené nadpisy alebo predmety, ako napríklad história alebo filozofia, ktoré obsahujú menšie predmety abecedne zoradené v nich. Ak je to potrebné, môžu byť v rámci týchto podpoložiek usporiadané ďalšie súbory abecedne. Napríklad v histórii by ste mohli mať podnadpisy s desaťročiami a vo vnútri týchto súborov, súbory označujúce určité aspekty histórie, ako napríklad technológia alebo vojna. Tieto podkategórie môžu pokračovať, až kým nebudete mať pocit, že informačný systém je pre vás efektívny.
Zvážte učenie sa „geografického“ systému pre dokumenty obsahujúce informácie týkajúce sa miest. Podobne ako encyklopédický systém, aj tento systém obsahuje hlavné kategórie, ako sú krajiny alebo štáty so subkategóriami, ako sú mestá alebo obce, usporiadané v abecednom poradí.
Pochopiť aspoň základy systémov desatinných čísel. Toto je systém Dewey Decimal, ktorý knižnice najčastejšie používajú na kategorizáciu kníh a referenčných materiálov podľa volacích čísel. V takom prípade nemôžete mať viac ako 10 kategórií z dôvodu desatinného obmedzenia iba pri použití čísiel nula až deväť. Týchto desať kategórií sa potom dá rozdeliť do 10 ďalších kategórií tak často, ako je potrebné, rovnakým spôsobom, ako funguje encyklopédiový abecedný systém.
Rozdeľte desatinný systém na ľahko naučiteľné kúsky. Napríklad vaša aktuálna knižnica napríklad vyžaduje, aby ste mali tri desatinné miesta, takže by ste ich desať kategórií mali byť uvedení ako 000, 100, 200 atď., Každá s nadpisom. Vo vnútri každej z nich by boli podkategórie, napríklad 002 alebo 103, kým nebudú vyplnené všetky desatinné miesta. V tomto prípade 002 predstavuje kategóriu v 000. rokoch a 103 znamená kategóriu v 100. rokoch. Tento systém je vhodný pre extrémne veľké objemy informácií, keďže desatinné miesta je možné podľa potreby rozširovať a dopĺňať.